Derecho, abogados y legislación, ¿Qué es conveniente conocer en tu despacho u oficina?


Las pequeñas empresas y los autónomos constituyen un colectivo de emprendedores a los que los temas legales relacionados con su actividad o su espacio de trabajo (oficina o despacho) no les suele parecer lo más importante para el desarrollo de sus proyectos. Es lógico, la mayoría de estas empresas bastante tienen con mantenerlas a flote y no cerrar, y el gran número de leyes que pueden estar afectándoles se dejan en un segundo plano hasta que se comienza a tener cierta rentabilidad con la actividad que realizan. En cualquier caso, muchas empresas comienzan en precario y en ocasiones sin medir las consecuencias de no estar asesorados convenientemente en materia legal o fiscal por un equipo de asesores y abogados.

La elección de la forma jurídica

Es un tema esencial a tener claro antes de comenzar con cualquier actividad. Las distintas formas jurídicas tratan de dar respuesta a diferentes necesidades de constitución de las empresas. En esencia, la elección de la forma jurídica dependerá del número de socios, el capital inicial aportado y la responsabilidad de cada uno de los socios.

Así por ejemplo, si la empresa se constituye como empresario individual o en una comunidad de bienes, el socio se responsabiliza con sus bienes, mientras que en una sociedad anónima o en una sociedad cooperativa esta responsabilidad se limita al capital que se ha incorporado en la sociedad.

Trámites de constitución de sociedades

Esto no es como ir a sacarse el DNI, España es uno de esos países en que realizar los trámites de constitución de empresa cuesta “más en términos de tiempo”. Desde luego no conozco a nadie que haya realizado todos los trámites por sí solo sin contar con un asesor, más que nada por comodidad.

Por mucho que tengamos “oficinas únicas”, y por mucho que se diga que se está tratando de promover el emprendimiento, el número de trámites y oficinas que hay que visitar antes de poder comenzar nuestra actividad es todavía excesivo. Los trámites se pueden resumir en:

-       “Certificación de no coincidencia” en el nombre de la empresa: Es necesario comprobar que el nombre elegido para tu empresa no existe ya.

-       Redactar la escritura de constitución

-       Solicitar el número de identificación fiscal

-       Liquidar el impuesto sobre Transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados

-       Inscripción de la empresa en el Registro de Sociedades Laborales

-       Inscripción  de la empresa en el Registro Mercantil

Más información sobre todos estos trámites en la Cámara de Comercio de Madrid

Previsión de conflictos laborales.

Ya sea porque el número de empleados crece o porque tenemos más de un socio constituyente en la empresa es necesario delimitar las funciones de todos y cada uno de los integrantes.

En el caso de los empleados es relativamente sencillo, pero entre los socios fundadores de la empresa, cuando delimitamos por contrato el tipo de trabajo y la remuneración que se obtiene por cada uno de ellos, estaremos pensando en la evolución futura de la empresa y probablemente evitaremos algunos de los conflictos futuros que suelen surgir por no ser suficientemente previsores en este aspecto.

Otro de los puntos importantes a tener en cuenta tiene que ver con la contratación (tipos de contratos…práctica, indefinido…) y con la tramitación de los despidos procedentes e improcedentes.

Por tanto, contar con un asesor en derecho mercantil (derecho para la empresa) nos facilitará desde un primer momento tener muy claro aspectos como el tipo de empresa que más nos conviene

Derecho laboral y prevención de riesgos laborales

Las empresas se hacen con personas, de ahí la importancia que debemos darle al derecho laboral y a la seguridad en el trabajo de los integrantes del equipo.

Entre otras muchas, debemos tener muy en cuenta las siguientes leyes, convenios y decretos:

-       La Constitución Española de 1978

-       El estatuto de los trabajadores

-       La Ley 31/1995 de 8 de Noviembre para la Prevención de riesgos laborales

-       Real decreto 486/1997 de 14 de Abril por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud en el lugar de trabajo.

-       El Real Decreto Legislativo 1/1994 de 20 de Junio de la Seguridad Social

-       Los convenios colectivos de los trabajadores

¿Qué otros aspectos legislativos, directivas y normativas a tener en cuenta en el despacho u oficina?

El derecho mercantil y todo lo que tiene que ver con la contabilidad y fiscalidad de una empresa es un área extremadamente extensa como para resumirlo convenientemente en un solo artículo. Sin embargo sí podemos adelantar algunos de los aspectos en los que puede influir y deberíamos tener en cuenta.

Derecho mercantil:

·         Elaboración de contratos con clientes y proveedores

·         Gestión del arrendamiento de la oficina o despacho

·         Gestión de la propiedad industrial, patentas y marcas.

Asesoría en materia contable y fiscal

·         Desarrollo de nóminas, retenciones, pagos a la seguridad social de autónomos y trabajadores por cuenta ajena.

·         Declaraciones de la renta y otros impuestos, pago trimestral del IVA

·         Elaboración de los balances anuales de la empresa, libros

Ley de protección de datos

La ley orgánica 15/1999 de 13 de Diciembre de protección de datos de carácter personal conocida como LOPD. Esta ley tiene una elevada importancia sobre todo por las implicaciones económicas (multas) que se pueden llegar a recibir por no cumplirla o no tenerla implementada correctamente. La explicación de esta Ley da para todo un artículo que desarrollaremos más adelante.