Tu oficina agradable y bien organizada



La organización en tu oficina está relacionada con la productividad, y la productividad está directamente relacionada con el orden de tu espacio de trabajo. ¿Qué impresión tienes cuando entras en el despacho de otra persona y ves que está totalmente desordenado, por no decir sucio?, ¿contratarías con esa empresa, o persona?. La respuesta es inmediata y me atrevería a afirmar que la gran mayoría de las personas contestarían con un rotundo no a una pregunta como esa.

No siempre disponemos de los recursos necesarios para tener una oficina en el mejor centro de negocios o para la compra de los mejores muebles, pero eso no es una excusa para tener un espacio de trabajo ordenado y agradable a la vista, tan solo debemos poner un poco de ilusión en el diseño del proyecto.

Hemos comentado que no es necesario disponer muebles caros en la oficina, pero lo que sí es importante es que al menos dispongan de cierta armonía. Si montamos una oficina con muebles de distintos formatos y colores, más que un espacio de trabajo se parecerá más a un trastero.

Para que una oficina tenga un aspecto ordenado es fundamental no tener los papeles desperdigados. Hace ya mucho tiempo que disponemos de ordenadores que nos hacen la gestión documental mucho más sencilla, sin embargo, curiosamente seguimos generando muchísima información en papel.

Los ordenadores y sus cables son otro aspecto importante a tener en cuenta, tener un ordenador de sobremesa dispuesto cara al público con infinidad de cables visibles por la parte trasera, generan un cierto aire de desorden, lo mismo ocurre con los ordenadores portátiles, en ocasiones, disponer una dock station para el portátil puede ser una opción, no solo para trabajar más cómodamente frente a tu monitor sino también para mejorar la estética de tu escritorio. Podemos optar por varias soluciones, disponer una placa trasera en la mesa que oculte los cables del ordenador a la vista, o juntar con algún tipo de abrazadera todos los cables que podamos de modo que se vean un poco menos caóticos. En las oficinas más modernas, como pueden ser un centro de negocios y los espacios dedicados al coworking, hay una cierta tendencia a la utilización de tecnologías inalámbricas para conectar todos los ordenadores, impresoras y otros periféricos de la oficina, esto lógicamente redunda en menores costes de instalación y por supuesto, menos cables a la vista. En los centros de negocios es frecuente encontrar servicios de valor añadido como los de mantenimiento informático que redundan en una mayor comodidad a la hora de disponer de una máquina en perfectas condiciones para el trabajo diario.



Colores blancos para el espacio de trabajo y negros para parte del mobiliario aseguran al menos una visión de cierta elegancia y limpieza, si bien esta es una solución tan solo para quienes no necesitan o quieren aportar un poco de color en su espacio de trabajo. Es ir a lo seguro.

La oficina en casa, técnicas para ser disciplinado en tu negocio

Cuando llevas adelante tu propio negocio desde casa es importante incorporar una disciplina de trabajo similar a la que rige en las oficinas tradicionales.
Este aspecto que comentamos en este artículo es fundamental para que trabajar desde casa no se convierta en una metodología de trabajo poco productiva, obsesiva o sin horario.
A partir del momento en que montas el negocio en tu casa no tienes un jefe que te diga lo que tienes que hacer, tampoco un horario que cumplir, pero no por ello debes de dejar de hacer cosas y de cumplir un horario más o menos disciplinado.
Hay unas sencillas reglas que te facilitarán gestionar tu negocio de manera exitosa.
1. Como en todos los grandes tratados de productividad, uno de los principales elementos para asegurar tu productividad radica en ser organizado y planificar correctamente las tareas diarias. Estas tareas propuestas deben ser realistas, de no ser así, nunca podremos completar nuestras tareas diarias y se acumularán incesantemente. Una buena forma de organizar tareas consiste en asignarles un valor de urgencia y otro de importancia, estableciendo con un número (1,2) el grado de urgencia y con una letra (A,B) el grado de importancia. De este modo podremos determinar qué actividades son imprescindibles (1A) y cuáles se pueden postponer (2B), tenemos que conseguir despejar nuestro escritorio de tareas 1A y 1B y valorar en qué momento realizaremos las 2A y 2B.
2. Establece una zona de trabajo, tenla despejada para trabajar en un entorno limpio.
3. Al igual que con tu espacio de trabajo, organízate correctamente con tu ordenador, parece que se pierde tiempo en ordenar carpetas o etiquetar correctamente los archivos, pero a la larga se gana mucho tiempo si organizas bien toda esa información.
4. Elimina todas las distracciones posibles. Trabajando desde casa no tendrás a muchos compañeros que te puedan interrumpir, pero las distracciones están ahí, sobre todo desde que tenemos conexión a internet y las redes sociales. La oficina virtual tiene la ventaja del acceso a la red en todas sus formas, pero también se puede convertir en una gran fuente de distracciones.
5. Ya hemos comentado anteriormente la necesidad de cumplir un horario con un número más o menos fijo de horas de trabajo. De este modo podrás además estimar tu productividad diaria, mensual y anual y de este modo determinar qué actividades son rentables y cuáles no.
Estos son los principios que se cuentan en absolutamente todos los libros de productividad personal o empresarial, es fundamental que sigamos aplicándolos cuando trabajemos desde casa.