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| La oficina virtual |
En
este artículo vamos a tocar el
tema de las oficinas virtuales. En este caso, he de decir que también es una
buena idea, y como siempre orientada a profesionales y emprendedores.
¿En qué consiste esto de la oficina virtual?, en esencia es la prestación de servicios desde un espacio físico o virtual que no corresponde con el lugar en el que nosotros nos encontramos.
Entre los servicios que se prestan desde las oficinas virtuales podemos enumerar:
- Soporte para la domiciliación fiscal y social de la empresa: Muchos profesionales que quieren independizar su domicilio del de la empresa recurren a esta fórmula, de este modo las relaciones laborales y las particulares quedan completamente diferenciadas.
- Asesoría laboral y fiscal: E incluso asistencia de abogados para los distintos trámites necesarios para la buena marcha de la empresa.
- Alquiler de despachos para reuniones eventuales: Este servicio logicamente no se puede dar en la nube, es necesario un espacio físico que en muchas ocasiones proporcionan los centros de negocios.
- Servicios de marketing online y SEO: Este tipo de servicios se han generalizado mucho en los últimos tiempos gracias a la percepción generalizada de que ya no es suficiente con disponer de una página web para poder prestar nuestros servicios, ahora urge que nos vean en internet dado el tremendo incremento en ventas que se ha dado en este sector.
- Gestión documental: Este tipo de servicios son muy demandados por profesionales autónomos que no pueden disponer de una persona para realizar todas las labores de facturación y administración en su empresa. Para contratar este tipo de servicios se puede recurrir a las clásicas consultoras de administración de empresas, o a empresas especializadas en la gestión documental en la nube, una especie de alternativa a dropbox con una vertiente más enfocada a la empresa, en estos casos la utilización de software de gestión documental de fácil comprensión es esencial para facilitar el trabajo del cliente.
- Mantenimiento informático: Al igual que en el caso de la gestión documental, el mantenimiento informático, cada vez más importante en nuestro trabajo diario, se lo podemos encomendar a una empresa con presencia física en la ciudad donde nos movemos o trabajar en modo online interactivo con especialistas en mantenimiento informático online. Cuando se dispone de una gran empresa, cualquiera de las dos opciones es válida, pero cuando hablamos de un profesional freelance, disponer de los mismos servicios que puede tener una pyme de grandes dimensiones solo se puede conseguir con un soporte informático online.
Los centros de negocios como aglutinadores de servicios para profesionales freelance y otros emprendedores:
En un anterior artículo comenté que los centros de negocios son caros, bueno, pues resulta que este tipo de servicios de oficina virtual se prestan en ocasiones desde los centros de negocios y en este caso he de reconocer que los precios se ajustan más a la realidad. Se pueden encontrar paquetes desde unos 30 € hasta los 150 € con servicios variados relacionados con la domiciliación social y fiscal de la empresa, la gestión de la correspondencia e incluso la posibilidad de utilizar físicamente las instalaciones por ejemplo para tener una reunión con un cliente de forma eventual. Estas ventajas son considerables, sobre todo el del soporte para dirección fiscal y gestión de la correspondencia ordinaria.
Si bien el servicio de oficina virtual no se presta en cualquier lugar, el
alquiler de salas de reuniones es más sencillo de conseguir, la oferta es muy
superior y en casi cualquier centro de negocios ya sea público o privado
prestan ese servicio. (*Nota: en Madrid hay centros de negocios donde el alquiler de salas para
reuniones ronda desde los 10€ hasta los 20€, asumible, sobre todo teniendo en
cuenta que no siempre se puede quedar en la cafetería del hotel.)
La oficina virtual es junto a la secretaria virtual uno de los servicios que más facilitan los comienzos a empresas emergentes.
