Secretaria virtual

Hoy quiero hablar de 2 servicios que pueden ser muy útiles tanto a empresas con pequeños recursos que disponen de oficina, como para emprendedores o profesionales que no disponen de ella pero que necesitan un apoyo eventual para gestión de llamadas y administración de documentos. Estos 2 servicios de los que vamos a hablar son la secretaria virtual y la secretaria por horas.

El servicio de secretaria virtual se ha generalizado en los últimos tiempos gracias a la gran revolución que se ha producido en las comunicaciones. La secretaria virtual no es un monigote que te habla desde el ordenador, no, es un servicio altamente profesional que suelen demandar profesionales y pequeñas empresas que no se pueden permitir tener una persona contratada directamente para realizar esas labores. Hoy en día son muchas las empresas que ofrecen este servicio, en general, en todos los centros de negocios se puede disponer de un servicio de estas características a la medida de las necesidades de cada uno.

Los servicios de secretaria virtual comprenden desde la gestión de las llamadas que recibes en varios idiomas, hasta aspectos más diversos como la generación de envíos de emails a clientes, o la redacción de un memorándum o presentación de la empresa.

Todos estos servicios se gestionan a distancia, gracias a la ya comentada revolución en las comunicaciones, estos servicios se pueden prestar incluso desde un país a otro con un gran ahorro en costes para las empresas que prestan los servicios, y por tanto también para sus clientes finales.  

La secretaria online no hay que confundirla con el servicio de secretaria por horas, este concepto se ha puesto muy de moda recientemente, y es que cada vez son más las actividades administrativas a desarrollar con poco tiempo para la gestión de ventas y de producción.

Ya sabéis que casi siempre hablo desde la perspectiva de un profesional o de un emprendedor, en estos casos, el volumen de trabajo no suele hacer necesario disponer de un trabajador a tiempo completo para las labores administrativas. Es por eso que la aparición del servicio de secretaria por horas nos ha sido especialmente útil a aquellos a los que, no se les da muy bien la organización. El servicio de secretaria por horas es presencial, y por tanto es todo lo opuesto a la secretaria virtual, y normalmente cubre una necesidad de organización de documentación relacionada con ordenación de facturas, nóminas y documentos similares.

El servicio de secretaria por horas es una gran idea, sobre todo si está apoyado con el servicio de asesoría laboral y fiscal, es decir, un secretari@ por horas para organización y unos consultores/as para hacer todas las gestiones trimestrales de iva, altas, bajas y demás.

En paralelo a la secretaria virtual, en algunas oficinas virtuales se prestan servicios añadidos de gestión documental en la nube, asesoría legal y fiscal, administración, servicios de hosting para tu web de empresa, posicionamiento y marketing online  y mantenimiento informático en la empresa a distancia, es la nueva revolución en la externalización de servicios para la empresa moderna.

Nuevas oficinas - lofts

En medio de un contexto global vertiginoso y cambiante en las empresas más modernas, las nuevas tecnologías de la comunicación y la información se han posicionado como el tejido conjuntivo capaz de otorgar un poco de orden y cohesión al aparente caos cotidiano. Esto sucede porque las características de la sociedad actual, constantemente modificada por el fenómeno de la globalización y el continuo avance tecnológico, han transformado por completo la dinámica tradicional de las relaciones humanas. En este marco, las nuevas modalidades de comercialización implementadas a través de Internet han puesto de manifiesto todo un nuevo mundo en lo que a formación y trabajo se refiere. De modo que, con la informática como soporte indispensable, un número cada vez más creciente de profesionales ha ideado y elegido la forma de integrar armónicamente la vida privada a la vida laboral.

La respuesta a este original paradigma es que el hábil y atento mercado inmobiliario ha descubierto una veta inesperada: la reestructuración de antiguos espacios industriales olvidados en medio de zonas céntricas o residenciales, dispuestos a ser reciclados para dar solución a las nuevas necesidades de los profesionales que han tomado la decisión de trabajar de forma independiente. Esta solución tiene un nombre, loft.

En la siguiente dirección de una web dedicada a los lofts hay una interesante galería de imágenes donde encontrar ideas para el diseño de oficinas en estos espacios.

El concepto de loft es más rico y provechoso de lo que normalmente podría imaginarse. Estos espacios, que priorizan la luminosidad y la amplitud, rescatan detalles de las viejas edificaciones tales como columnas, cañerías, vigas y otros, resignificándolos e integrándolos creativamente en el diseño interno.

Con un estilo moderno y minimalista, puede lograrse en estos ambientes el hogar y la oficina perfectos; incluso muchas veces trata de mantenerse el espíritu industrial que lo caracterizó en algún momento para luego darle un innovador toque familiar. Suelen presentar varios niveles de plantas, conectados por simples rampas o escaleras. Las particiones en los ambientes son mínimas, siempre en busca de la mejor difusión de la luz y el aire, motivo por el cual están generalmente dotados de amplios ventanales y aberturas. Definitivamente, lo que se describe se relaciona estrechamente con una elección de vida.

Los lofts admiten múltiples utilidades:

- Se los puede destinar al trabajo independiente; es el caso de aquellos profesionales, músicos, abogados, escritores, contadores, pintores, escultores, entre otros, que han elegido combinar la actividad autónoma y reservada con la vida cotidiana.

- Pueden transformarse, como se señalaba anteriormente, en oficinas-loft para quienes han optado por el empleo a distancia vía Internet. Potenciando las ventajas de la moderna empresa virtual, ven resuelta de esta manera la incomodidad de trasladarse hacia una oficina, consultorio o estudio convencional perdiendo tiempo, tranquilidad y dinero.

- Son perfectamente aptos para el coworking o cotrabajo, es decir la posibilidad de compartir con otras personas un mismo ambiente estructurado en diferentes sectores. Allí, profesionales que realizan distintas actividades se relacionan en un espacio común, lo cual genera un clima de colaboración y creatividad que en no pocas ocasiones fructifica en proyectos conjuntos.

En conclusión, puede afirmarse que la alianza loft-hogar-oficina es con total seguridad una de las opciones de vida más atractivas, flexibles e inteligentes que, sin aislarse del dinamismo de los centros urbanos, permite que el profesional encuentre el ritmo de trabajo que habrá de aportarle las mayores satisfacciones, tanto materiales como espirituales.

Lo fundamental contar con las competencias necesarias para hacer frente a estos desafíos; lo estratégico tomar la decisión de destinar parte de los recursos al emplazamiento de una base de operaciones que aúne privacidad, conveniencia y funcionalidad.