Tu oficina agradable y bien organizada



La organización en tu oficina está relacionada con la productividad, y la productividad está directamente relacionada con el orden de tu espacio de trabajo. ¿Qué impresión tienes cuando entras en el despacho de otra persona y ves que está totalmente desordenado, por no decir sucio?, ¿contratarías con esa empresa, o persona?. La respuesta es inmediata y me atrevería a afirmar que la gran mayoría de las personas contestarían con un rotundo no a una pregunta como esa.

No siempre disponemos de los recursos necesarios para tener una oficina en el mejor centro de negocios o para la compra de los mejores muebles, pero eso no es una excusa para tener un espacio de trabajo ordenado y agradable a la vista, tan solo debemos poner un poco de ilusión en el diseño del proyecto.

Hemos comentado que no es necesario disponer muebles caros en la oficina, pero lo que sí es importante es que al menos dispongan de cierta armonía. Si montamos una oficina con muebles de distintos formatos y colores, más que un espacio de trabajo se parecerá más a un trastero.

Para que una oficina tenga un aspecto ordenado es fundamental no tener los papeles desperdigados. Hace ya mucho tiempo que disponemos de ordenadores que nos hacen la gestión documental mucho más sencilla, sin embargo, curiosamente seguimos generando muchísima información en papel.

Los ordenadores y sus cables son otro aspecto importante a tener en cuenta, tener un ordenador de sobremesa dispuesto cara al público con infinidad de cables visibles por la parte trasera, generan un cierto aire de desorden, lo mismo ocurre con los ordenadores portátiles, en ocasiones, disponer una dock station para el portátil puede ser una opción, no solo para trabajar más cómodamente frente a tu monitor sino también para mejorar la estética de tu escritorio. Podemos optar por varias soluciones, disponer una placa trasera en la mesa que oculte los cables del ordenador a la vista, o juntar con algún tipo de abrazadera todos los cables que podamos de modo que se vean un poco menos caóticos. En las oficinas más modernas, como pueden ser un centro de negocios y los espacios dedicados al coworking, hay una cierta tendencia a la utilización de tecnologías inalámbricas para conectar todos los ordenadores, impresoras y otros periféricos de la oficina, esto lógicamente redunda en menores costes de instalación y por supuesto, menos cables a la vista. En los centros de negocios es frecuente encontrar servicios de valor añadido como los de mantenimiento informático que redundan en una mayor comodidad a la hora de disponer de una máquina en perfectas condiciones para el trabajo diario.



Colores blancos para el espacio de trabajo y negros para parte del mobiliario aseguran al menos una visión de cierta elegancia y limpieza, si bien esta es una solución tan solo para quienes no necesitan o quieren aportar un poco de color en su espacio de trabajo. Es ir a lo seguro.

La oficina en casa, técnicas para ser disciplinado en tu negocio

Cuando llevas adelante tu propio negocio desde casa es importante incorporar una disciplina de trabajo similar a la que rige en las oficinas tradicionales.
Este aspecto que comentamos en este artículo es fundamental para que trabajar desde casa no se convierta en una metodología de trabajo poco productiva, obsesiva o sin horario.
A partir del momento en que montas el negocio en tu casa no tienes un jefe que te diga lo que tienes que hacer, tampoco un horario que cumplir, pero no por ello debes de dejar de hacer cosas y de cumplir un horario más o menos disciplinado.
Hay unas sencillas reglas que te facilitarán gestionar tu negocio de manera exitosa.
1. Como en todos los grandes tratados de productividad, uno de los principales elementos para asegurar tu productividad radica en ser organizado y planificar correctamente las tareas diarias. Estas tareas propuestas deben ser realistas, de no ser así, nunca podremos completar nuestras tareas diarias y se acumularán incesantemente. Una buena forma de organizar tareas consiste en asignarles un valor de urgencia y otro de importancia, estableciendo con un número (1,2) el grado de urgencia y con una letra (A,B) el grado de importancia. De este modo podremos determinar qué actividades son imprescindibles (1A) y cuáles se pueden postponer (2B), tenemos que conseguir despejar nuestro escritorio de tareas 1A y 1B y valorar en qué momento realizaremos las 2A y 2B.
2. Establece una zona de trabajo, tenla despejada para trabajar en un entorno limpio.
3. Al igual que con tu espacio de trabajo, organízate correctamente con tu ordenador, parece que se pierde tiempo en ordenar carpetas o etiquetar correctamente los archivos, pero a la larga se gana mucho tiempo si organizas bien toda esa información.
4. Elimina todas las distracciones posibles. Trabajando desde casa no tendrás a muchos compañeros que te puedan interrumpir, pero las distracciones están ahí, sobre todo desde que tenemos conexión a internet y las redes sociales. La oficina virtual tiene la ventaja del acceso a la red en todas sus formas, pero también se puede convertir en una gran fuente de distracciones.
5. Ya hemos comentado anteriormente la necesidad de cumplir un horario con un número más o menos fijo de horas de trabajo. De este modo podrás además estimar tu productividad diaria, mensual y anual y de este modo determinar qué actividades son rentables y cuáles no.
Estos son los principios que se cuentan en absolutamente todos los libros de productividad personal o empresarial, es fundamental que sigamos aplicándolos cuando trabajemos desde casa.

Oficina virtual

La oficina virtual

En este artículo vamos  a tocar el tema de las oficinas virtuales. En este caso, he de decir que también es una buena idea, y como siempre orientada a profesionales y emprendedores.
¿En qué consiste esto de la oficina virtual?, en esencia es la prestación de servicios desde un espacio físico o virtual que no corresponde con el lugar en el que nosotros nos encontramos.
Entre los servicios que se prestan desde las oficinas virtuales podemos enumerar:
  1. Soporte para la domiciliación fiscal y social de la empresa: Muchos profesionales que quieren independizar su domicilio del de la empresa recurren a esta fórmula, de este modo las relaciones laborales y las particulares quedan completamente diferenciadas.
  2. Asesoría laboral y fiscal: E incluso asistencia de abogados para los distintos trámites necesarios para la buena marcha de la empresa.
  3. Alquiler de despachos para reuniones eventuales: Este servicio logicamente no se puede dar en la nube, es necesario un espacio físico que en muchas ocasiones proporcionan los centros de negocios.
  4. Servicios de marketing online y SEO: Este tipo de servicios se han generalizado mucho en los últimos tiempos gracias a la percepción generalizada de que ya no es suficiente con disponer de una página web para poder prestar nuestros servicios, ahora urge que nos vean en internet dado el tremendo incremento en ventas que se ha dado en este sector.
  5. Gestión documental: Este tipo de servicios son muy demandados por profesionales autónomos que no pueden disponer de una persona para realizar todas las  labores de facturación y administración en su empresa. Para contratar este tipo de servicios se puede recurrir a las clásicas consultoras de administración de empresas, o a empresas especializadas en la gestión documental en la nube, una especie de alternativa a dropbox con una vertiente más enfocada a la empresa,  en estos casos la utilización de software de gestión documental de fácil comprensión es esencial para facilitar el trabajo del cliente.
  6. Mantenimiento informático: Al igual que en el caso de la gestión documental, el mantenimiento informático, cada vez más importante en nuestro trabajo diario, se lo podemos encomendar a una empresa con presencia física en la ciudad donde nos movemos o trabajar en modo online interactivo con especialistas en mantenimiento informático online. Cuando se dispone de una gran empresa, cualquiera de las dos opciones es válida, pero cuando hablamos de un profesional freelance, disponer de los mismos servicios que puede tener una pyme de grandes dimensiones solo se puede conseguir con un soporte informático online.

Los centros de negocios como aglutinadores de servicios para profesionales freelance y otros emprendedores:

En un anterior artículo comenté que los centros de negocios son caros, bueno, pues resulta que este tipo de servicios de oficina virtual se prestan en ocasiones desde los centros de negocios y en este caso he de reconocer que los precios se ajustan más a la realidad. Se pueden encontrar paquetes desde unos 30 € hasta los 150 € con servicios variados relacionados con la domiciliación social y fiscal de la empresa, la gestión de la correspondencia e incluso la posibilidad de utilizar físicamente las instalaciones por ejemplo para tener una reunión con un cliente de forma eventual. Estas ventajas son considerables, sobre todo el del soporte para dirección fiscal y gestión de la correspondencia ordinaria. 

Si bien el servicio de oficina virtual no se presta en cualquier lugar, el alquiler de salas de reuniones es más sencillo de conseguir, la oferta es muy superior y en casi cualquier centro de negocios ya sea público o privado prestan ese servicio. (*Nota: en Madrid hay centros de negocios donde el alquiler de salas para reuniones ronda desde los 10€ hasta los 20€, asumible, sobre todo teniendo en cuenta que no siempre se puede quedar en la cafetería del hotel.)

La oficina virtual es junto a la secretaria virtual uno de los servicios que más facilitan los comienzos a empresas emergentes.

Centros de negocios en Madrid. Oficinas y despachos. Distintas opciones para tu negocio.


Este artículo lo escribo desde España, en concreto desde Madrid, lo comento porque las referencias tanto de los centros de negocios como de las oficinas se hacen respecto a esta ciudad.
El objetivo de este post es definir las distintas posibilidades que existen hoy en día para abrir un pequeño despacho u oficina cuando se está emprendiendo. En estos casos, lo normal es que se necesite como mucho un despacho o una pequeña oficina.
Como este blog va de oficinas, pues de eso es de lo que hablamos, de oficinas, de despachos y de servicios virtuales para estos espacios.

¿Qué opciones tenemos los emprendedores para tener nuestro propio espacio de trabajo?

Despacho privado
La verdad es que en Madrid, en relación a las oficinas y despachos, ha sido prácticamente imposible acceder a algo digno por menos del precio que te cuesta alquilar una casa completa. Eso es lo que ocurría hasta hace poco con una burbuja de precios elevadísimos en los alquileres. Afortunadamente la situación está cambiando y los precios de alquiler de oficinas y despachos están bajando.  En Madrid, un despacho privado ronda desde los 200€ hasta los 600€ dependiendo de superficies y situación.

Nuestra propia vivienda

Para los emprendedores y trabajadores freelance trabajar en casa suele ser una de las principales opciones. Presenta varias ventajas, la principal es que no tienes que emplear tiempo en el desplazamiento hasta tu centro de trabajo, pero también tiene ciertos inconvenientes, no los podemos obviar, entre otros está la imposibilidad de separar centro de trabajo y vivienda y por otra parte, suele reflejar menos profesionalidad el recibir a un cliente en tu propia casa. Una gran opción para mejorar este aspecto de profesionalidad consiste en la contratación del servicio de secretaria virtual por ejemplo para la atención de llamadas entrantes.

Oficinas en lofts
En los últimos tiempos, están proliferando espacios tipo Loft diseñados específicamente para utilizarlos como oficinas, ya sea para el alquiler de una gran empresa o para dedicarlos al Coworking,  una solución que se practica desde hace años en otros países por fín llega a España y nos  da una oportunidad a profesionales y emprendedores de disponer de una mini oficina donde poder desarrollar nuestra actividad. Un ejemplo de este tipo de espacios lo podéis ver en el siguiente enlace de lofts para uso como oficinas en madrid.
 
Centros de negocios
Una opción válida para los que necesitan un despacho o una sala para eventuales reuniones son los centros de negocios, en Madrid los hay de gestión pública y privados, igual da que da lo mismo, en ambos casos el servicio es muy bueno pero relativamente caro.
En estos edificios preparados específicamente para pequeños negocios emergentes dispones de todos los servicios básicos que necesita cualquier oficina; además del establecimiento físico es probable que tengas la posibilidad de contar con servicios como gestores y abogados, tan necesarios para las primeras fases de constitución de tu empresa. Es algo por lo que no te tendrás que preocupar y podrás trabajar con tranquilidad desde el primer día de trabajo. Dentro de estos espacios te encontrarás con otros profesionales que quizá puedan complementar tu actividad e incluso otros servicios para la empresa que suele prestar el propio centro de negocios, normalmente a un coste normalmente lógico a la realidad de la empresa.

Coworking
El coworking, otra solución perfectamente válida para los emprendedores,  se basa en compartir espacio de trabajo con otros profesionales, este espacio de trabajo se reduce en ocasiones a una mesa, un teléfono y un ordenador, es poco, sí, pero es que al principio, muchas veces con eso es más que suficiente, y en este caso sí puede llegar a ser asequible,   alquilar uno de estos espacios ronda los 150€.

Secretaria virtual

Secretaria virtual
Hoy quiero hablar de 2 servicios que pueden ser muy útiles tanto a empresas con pequeños recursos que disponen de oficina, como para emprendedores o profesionales que no disponen de ella pero que necesitan un apoyo eventual para gestión de llamadas y administración de documentos. Estos 2 servicios de los que vamos a hablar son la secretaria virtual y la secretaria por horas.

El servicio de secretaria virtual se ha generalizado en los últimos tiempos gracias a la gran revolución que se ha producido en las comunicaciones. La secretaria virtual no es un monigote que te habla desde el ordenador, no, es un servicio altamente profesional que suelen demandar profesionales y pequeñas empresas que no se pueden permitir tener una persona contratada directamente para realizar esas labores. Hoy en día son muchas las empresas que ofrecen este servicio, en general, en todos los centros de negocios se puede disponer de un servicio de estas características a la medida de las necesidades de cada uno.

Los servicios de secretaria virtual comprenden desde la gestión de las llamadas que recibes en varios idiomas, hasta aspectos más diversos como la generación de envíos de emails a clientes, o la redacción de un memorándum o presentación de la empresa.

Todos estos servicios se gestionan a distancia, gracias a la ya comentada revolución en las comunicaciones, estos servicios se pueden prestar incluso desde un país a otro con un gran ahorro en costes para las empresas que prestan los servicios, y por tanto también para sus clientes finales.  

La secretaria online no hay que confundirla con el servicio de secretaria por horas, este concepto se ha puesto muy de moda recientemente, y es que cada vez son más las actividades administrativas a desarrollar con poco tiempo para la gestión de ventas y de producción.

Ya sabéis que casi siempre hablo desde la perspectiva de un profesional o de un emprendedor, en estos casos, el volumen de trabajo no suele hacer necesario disponer de un trabajador a tiempo completo para las labores administrativas. Es por eso que la aparición del servicio de secretaria por horas nos ha sido especialmente útil a aquellos a los que, no se les da muy bien la organización. El servicio de secretaria por horas es presencial, y por tanto es todo lo opuesto a la secretaria virtual, y normalmente cubre una necesidad de organización de documentación relacionada con ordenación de facturas, nóminas y documentos similares.

El servicio de secretaria por horas es una gran idea, sobre todo si está apoyado con el servicio de asesoría laboral y fiscal, es decir, un secretari@ por horas para organización y unos consultores/as para hacer todas las gestiones trimestrales de iva, altas, bajas y demás.

En paralelo a la secretaria virtual, en algunas oficinas virtuales se prestan servicios añadidos de gestión documental en la nube, asesoría legal y fiscal, administración, servicios de hosting para tu web de empresa, posicionamiento y marketing online  y mantenimiento informático en la empresa a distancia, es la nueva revolución en la externalización de servicios para la empresa moderna.

Nuevas oficinas - lofts


En medio de un contexto global vertiginoso y cambiante en las empresas más modernas, las nuevas tecnologías de la comunicación y la información se han posicionado como el tejido conjuntivo capaz de otorgar un poco de orden y cohesión al aparente caos cotidiano. Esto sucede porque las características de la sociedad actual, constantemente modificada por el fenómeno de la globalización y el continuo avance tecnológico, han transformado por completo la dinámica tradicional de las relaciones humanas. En este marco, las nuevas modalidades de comercialización implementadas a través de Internet han puesto de manifiesto todo un nuevo mundo en lo que a formación y trabajo se refiere. De modo que, con la informática como soporte indispensable, un número cada vez más creciente de profesionales ha ideado y elegido la forma de integrar armónicamente la vida privada a la vida laboral.

La respuesta a este original paradigma es que el hábil y atento mercado inmobiliario ha descubierto una veta inesperada: la reestructuración de antiguos espacios industriales olvidados en medio de zonas céntricas o residenciales, dispuestos a ser reciclados para dar solución a las nuevas necesidades de los profesionales que han tomado la decisión de trabajar de forma independiente. Esta solución tiene un nombre, loft.

En la siguiente dirección de una web dedicada a los lofts hay una interesante galería de imágenes donde encontrar ideas para el diseño de oficinas en estos espacios.

El concepto de loft es más rico y provechoso de lo que normalmente podría imaginarse. Estos espacios, que priorizan la luminosidad y la amplitud, rescatan detalles de las viejas edificaciones tales como columnas, cañerías, vigas y otros, resignificándolos e integrándolos creativamente en el diseño interno.

Con un estilo moderno y minimalista, puede lograrse en estos ambientes el hogar y la oficina perfectos; incluso muchas veces trata de mantenerse el espíritu industrial que lo caracterizó en algún momento para luego darle un innovador toque familiar. Suelen presentar varios niveles de plantas, conectados por simples rampas o escaleras. Las particiones en los ambientes son mínimas, siempre en busca de la mejor difusión de la luz y el aire, motivo por el cual están generalmente dotados de amplios ventanales y aberturas. Definitivamente, lo que se describe se relaciona estrechamente con una elección de vida.


Los lofts admiten múltiples utilidades:

- Se los puede destinar al trabajo independiente; es el caso de aquellos profesionales, músicos, abogados, escritores, contadores, pintores, escultores, entre otros, que han elegido combinar la actividad autónoma y reservada con la vida cotidiana.

- Pueden transformarse, como se señalaba anteriormente, en oficinas-loft para quienes han optado por el empleo a distancia vía Internet. Potenciando las ventajas de la moderna empresa virtual, ven resuelta de esta manera la incomodidad de trasladarse hacia una oficina, consultorio o estudio convencional perdiendo tiempo, tranquilidad y dinero.

- Son perfectamente aptos para el coworking o cotrabajo, es decir la posibilidad de compartir con otras personas un mismo ambiente estructurado en diferentes sectores. Allí, profesionales que realizan distintas actividades se relacionan en un espacio común, lo cual genera un clima de colaboración y creatividad que en no pocas ocasiones fructifica en proyectos conjuntos.

En conclusión, puede afirmarse que la alianza loft-hogar-oficina es con total seguridad una de las opciones de vida más atractivas, flexibles e inteligentes que, sin aislarse del dinamismo de los centros urbanos, permite que el profesional encuentre el ritmo de trabajo que habrá de aportarle las mayores satisfacciones, tanto materiales como espirituales.

Lo fundamental contar con las competencias necesarias para hacer frente a estos desafíos; lo estratégico tomar la decisión de destinar parte de los recursos al emplazamiento de una base de operaciones que aúne privacidad, conveniencia y funcionalidad.